Kündigungsschreiben
Nach § 623 BGB bedarf die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen. Die Schriftform ist nur gewahrt, wenn die Kündigung durch den oder die Kündigungsberechtigten eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet wurde (§ 126 Abs. 1 BGB). Das Schriftformerfordernis kann weder durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag abbedungen werden. Hingegen wahrt ein ordnungsgemäßer Prozessvergleich das Schriftformerfordernis (§ 127a BGB).
Insbesondere sind Kündigungen wegen Verstoßes gegen das Schriftformerfordernis unwirksam,
wenn sie lediglich mündlich ausgesprochen werden,
das Kündigungsschreiben nur zum Einblick vorgelegt, aber nicht übergeben wird,
das Kündigungsschreiben lediglich in Form einer Kopie ausgehändigt wird,
das Kündigungsschreiben lediglich in Form eines Telefaxes ausgehändigt wird,
die Kündigung durch E-Mail erfolgt oder durch Aushändigung eines Ausdrucks der E-Mail,
die Kündigung per WhatsApp erfolgt.
Der Arbeitgeber muss in einem Kündigungsschutzprozess darlegen und beweisen, dass eine Kündigung in Schriftform dem Arbeitnehmer zugestellt wurde. Er muss insbesondere auch den Fall ausschließen, dass ein unredlicher Arbeitnehmer ein ordnungsgemäßes Kündigungsschreiben kopiert, dass Originalkündigungsschreiben vernichtet und im Prozess lediglich eine Fotokopie vorliegt und behauptet, er habe lediglich diese Kopie erhalten. Zwar begeht der Arbeitnehmer damit eine Straftat, jedoch ist im arbeitsgerichtlichen Verfahren der Nachweis eines kriminellen Verhaltens nicht selten schwierig zu erbringen.
Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, die Kündigung durch mögliche Zeugen zustellen zu lassen. Da der Arbeitgeber in Prozess Partei ist, sollte er nicht selbst oder zumindest nicht alleine, die Zustellung bewirken. Ist die Arbeitgeberin eine GmbH, wird sie durch die Geschäftsführer vertreten, die dann ihrerseits nicht als Zeugen in Betracht kommen. Die Zeugen sollten insbesondere auch bekunden können, dass das Kündigungsschreiben im Original zugestellt wurde und dass Originalkündigungsschreiben ordnungsgemäß unterschrieben war. Die bloße Aushändigung des Kündigungsschreibens in einem verschlossenen Umschlag an die Zeugen zwecks Zustellung genügt nicht; sie müssen den Inhalt des Umschlages kennen.
Entgegen einer weit verbreiteten Auffassung muss das Kündigungsschreiben, außer bei Berufsausbildungsverhältnissen oder bei besonderen Regelungen, keine Kündigungsgründe nennen. Nachfolgende Formulierung genügt:
Sehr geehrter Herr Müller,
wir kündigen ihr Arbeitsverhältnis ordentlich zum Ende der maßgeblichen Kündigungsfrist, das ist nach unserer Berechnung der ....., hilfsweise zum nächstzulässigen Termin.
Wir raten Ihnen, sich schnellstmöglich persönlich bei der Bundesagentur für Arbeit zu melden, um Nachteile bei dem Bezug von Leistungen durch die Bundesagentur zu vermeiden.
Mit freundlichen Grüßen
Originalunterschrift des Arbeitgebers
Ebenso wenig ist die Kündigung allein deshalb unwirksam, weil sie während der Zeit einer Arbeitsunfähigkeit zugestellt wurde. Findet das Kündigungsschutzgesetz Anwendung ist allerdings in einem Kündigungsschutzverfahren nachfolgend zu prüfen, ob die Kündigung aus personenbedingten Gründen, Krankheit, gerechtfertigt ist.